Trong vận hành thương mại điện tử, đóng gói không chỉ là bước cuối trước khi giao hàng, mà còn là khâu ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hoàn trả, khiếu nại và uy tín của nhà bán. Rất nhiều tranh chấp phát sinh không nằm ở chất lượng sản phẩm, mà đến từ việc đóng gói chưa đúng chuẩn, thiếu bằng chứng hoặc không đáp ứng yêu cầu đối soát của sàn.
Bài viết này tổng hợp quy trình đóng gói chuẩn sàn Shopee, kèm kinh nghiệm thực tế theo từng nhóm mặt hàng, giúp nhà bán hạn chế rủi ro và chủ động hơn khi xử lý sự cố.
1. Các tiêu chuẩn chung cần tuân thủ khi đóng gói đơn hàng Shopee
Shopee và các sàn TMĐT đều có bộ tiêu chí rõ ràng về đóng gói nhằm đảm bảo:
- Hàng hóa được bảo vệ trong quá trình vận chuyển
- Dễ dàng đối soát khi phát sinh tranh chấp
- Giảm thiểu hư hỏng, móp méo, thiếu hàng
Việc tuân thủ tiêu chuẩn chung không chỉ giúp đơn hàng đi an toàn hơn, mà còn là cơ sở quan trọng khi có tranh chấp sàn sẽ dựa vào đó và xem xét và đánh giá.
1.1. Chuẩn bị trước khi tiến hành đóng gói
Trước khi bắt đầu đóng gói, nhà bán cần đảm bảo một số bước chuẩn bị cơ bản:
Thứ nhất, kiểm tra thông tin đơn hàng mã vận đơn, sản phẩm, số lượng được đối chiếu chính xác với hệ thống. Rất nhiều khiếu nại phát sinh do đóng nhầm phiên bản, sai số lượng ngay từ khâu này.
Thứ hai, chuẩn bị vật liệu đóng gói phù hợp. Thùng carton, túi khí, xốp chống sốc, băng keo, tem cảnh báo… cần được lựa chọn theo đặc tính sản phẩm, không nên dùng một kiểu bao bì cho mọi loại hàng.
Thứ ba, bố trí khu vực đóng gói cố định. Một không gian đủ sáng, gọn gàng giúp thao tác chính xác hơn, đồng thời thuận lợi cho việc ghi nhận quá trình đóng gói nếu shop có nhu cầu lưu trữ bằng chứng.
1.2. Quy chuẩn đóng gói hàng Shopee
Theo quy định chung, một đơn hàng đạt chuẩn cần đảm bảo:
- Sản phẩm được bọc kín, không lộ ra ngoài
- Bao bì đủ cứng, không dễ biến dạng khi bị va đập
- Hạn chế tối đa khoảng trống bên trong thùng
- Dán băng keo chắc chắn ở tất cả các mép mở
- Thông tin vận đơn rõ ràng, không bị che khuất
Với những đơn hàng giá trị cao hoặc dễ phát sinh tranh chấp, nhiều nhà bán còn lựa chọn ghi nhận đầy đủ quá trình đóng gói để làm cơ sở đối chiếu nếu có sự cố xảy ra trong quá trình giao nhận.
2. Hướng dẫn đóng hàng theo từng nhóm mặt hàng cụ thể
Không có một quy chuẩn đóng gói duy nhất cho mọi sản phẩm. Việc phân loại theo nhóm hàng giúp nhà bán giảm thiểu rủi ro đúng trọng tâm, thay vì đóng gói theo cảm tính.
2.1. Nhóm sản phẩm không dễ hư hỏng, không biến dạng
Đây là nhóm hàng phổ biến như quần áo, phụ kiện vải, đồ nhựa cứng, vật dụng gia đình đơn giản. Với nhóm này, mục tiêu chính là tránh ẩm ướt, bụi bẩn, nhầm lẫn sản phẩm. Sản phẩm nên được cho vào túi nilon hoặc túi zip trước khi cho vào bao bì ngoài. Nếu một đơn có nhiều sản phẩm, cần sắp xếp theo thứ tự rõ ràng, tránh để chồng lộn xộn gây thiếu sót khi giao hàng.
2.2. Nhóm hàng dễ vỡ, dễ móp méo hoặc có chứa chất lỏng
Đây là nhóm rủi ro cao, bao gồm đồ gốm sứ, thủy tinh, mỹ phẩm dạng lỏng, chai lọ. Nguyên tắc bắt buộc là bọc chống sốc nhiều lớp, cố định sản phẩm bên trong thùng, có lớp ngăn giữa các sản phẩm. Khoảng trống trong thùng là nguyên nhân chính gây vỡ hàng khi vận chuyển. Ngoài ra, việc ghi nhận rõ tình trạng sản phẩm trước khi đóng gói giúp nhà bán có thêm cơ sở đối soát nếu xảy ra hư hỏng.
2.3. Nhóm hàng hóa kích thước lớn, trọng lượng nặng hoặc cồng kềnh
Với các sản phẩm như đồ gia dụng lớn, thiết bị máy móc, trọng tâm không chỉ nằm ở bao bì mà còn ở kết cấu chịu lực. Nhà bán cần gia cố thùng carton nhiều lớp, dán băng keo chữ H, hạn chế ghép nhiều sản phẩm nặng trong một thùng. Đối với nhóm này, tranh chấp thường xoay quanh vấn đề móp méo do vận chuyển, nên việc đóng gói đúng kỹ thuật ngay từ đầu đóng vai trò rất quan trọng.
2.4. Thiết bị điện tử nhỏ gọn, giá trị cao
Điện thoại, tai nghe, phụ kiện công nghệ là nhóm hàng có tỷ lệ khiếu nại cao do giá trị lớn và dễ bị tráo đổi. Ngoài việc chống sốc, nhà bán cần chú ý niêm phong kỹ, ghi nhận serial (nếu có), tránh đóng gói sơ sài dù sản phẩm nhỏ.
Nhiều shop chia sẻ rằng việc lưu lại quá trình đóng gói đầy đủ giúp họ chủ động hơn khi xử lý các trường hợp khách phản ánh sai sản phẩm.
2.5. Các loại thực phẩm khô, thực phẩm đã qua sấy
Khô thịt, hải sản khô: hút chân không hoặc ép miệng túi kín, cho thêm gói hút oxy/hút ẩm
Trái cây sấy, snack khô: túi zip kín + gói hút ẩm, ép nhiệt miệng túi sau khi zip để tăng độ kín
Bột, hạt, ngũ cốc: túi zip đáy đứng hoặc túi nhôm
Nhóm này yêu cầu đảm bảo khô ráo, kín mùi, không để chung với sản phẩm khác. Bao bì thực phẩm cần được niêm phong trước khi cho vào bao bì vận chuyển. Với đơn hàng số lượng lớn, việc sắp xếp và đếm đủ số lượng là yếu tố then chốt để tránh khiếu nại thiếu hàng.
2.6. Thực phẩm tươi sống và sản phẩm cần bảo quản đông lạnh
Cách đóng gói thịt tươi, cá tươi: Thịt/cá phải được làm mát trước (0–4°C), dùng túi PE/PA chuyên dụng thực phẩm hoặc hút chân không, giữ lạnh sản phẩm bằng đá gel/đá khô, đóng hộp ngoài bằng thùng xốp hoặc hộp giữ nhiệt.
Cách đóng gói trứng: Dùng khay trứng giấy / nhựa định hình, bọc thêm giấy mềm hoặc mút xốp, cho khay trứng vào hộp carton và chèn kín bằng xốp, giấy vụn, túi khí
Cách đóng gói rau, củ, quả tươi: Rửa sạch rồi để ráo hoàn toàn, bọc trong túi PE có lỗ thoáng, có thể lót giấy ẩm nhẹ để giữ tươi
Đây là nhóm đặc thù, thường có quy định riêng của sàn và đơn vị vận chuyển. Nhà bán cần lưu ý sử dụng vật liệu giữ nhiệt phù hợp, đóng gói nhanh, hạn chế thời gian ngoài môi trường, tuân thủ khung thời gian giao nhận. Quay video đóng gói đầy đủ: sản phẩm – số lượng – tình trạng – niêm phong. Gắn rõ mã vận đơn trên kiện hàng, chọn đơn vị vận chuyển thời gian giao ngắn 24–48h. Việc có video đóng gói chuẩn giúp bảo vệ shop khi khách khiếu nại “hàng hư, dập, thiếu” và dễ đối soát với sàn & đơn vị vận chuyển.
3. Những điểm quan trọng cần lưu ý để tránh rủi ro khi đóng gói đơn Shopee
Từ kinh nghiệm thực tế của nhiều nhà bán, có một số điểm thường xuyên gây bất lợi khi xảy ra tranh chấp:
Thứ nhất, chỉ quay video khi đã có khiếu nại. Việc này thường không đáp ứng được yêu cầu đối soát do thiếu tính xuyên suốt.
Thứ hai, quay không gắn với đơn hàng cụ thể. Video không thể hiện rõ mã vận đơn hoặc sản phẩm tương ứng sẽ rất khó được sàn chấp nhận.
Thứ ba, đóng gói theo thói quen cá nhân, không có quy trình thống nhất giữa các ca làm việc, dẫn đến sai sót khó kiểm soát.
Nhiều shop đã lựa chọn chuẩn hóa quy trình đóng gói và ghi nhận lại toàn bộ quá trình như một phần của vận hành, không chỉ để xử lý khiếu nại mà còn để giảm rủi ro ngay từ đầu.
Xem thêm: 6 lỗi phổ biến khi xử lý khiếu nại đơn hàng khiến nhà bán thua ngay từ đầu
Ngoài ra, để tăng tỷ lệ khiếu nại thành công, nhà bán có thể tham khảo sử dụng phần mềm quay video đóng gói hàng hóa giúp nhà bán có video đóng hàng chuẩn sàn, tìm video nhanh chóng, chính xác và chuẩn hóa dữ liệu đơn hàng:
- Thống kê số liệu tình trạng đơn hàng
- Dữ liệu đóng hàng của từng nhân sự
- Quản lý và nâng cao hiệu suất đội vận hành kho
Sở hữu gói trải nghiệm miễn phí phần mềm quay video đóng hàng Effitrack
Đóng gói không đơn thuần là thao tác kỹ thuật, mà là một mắt xích quan trọng trong chuỗi hậu cần TMĐT. Việc hiểu và áp dụng đúng quy trình đóng gói chuẩn sàn giúp nhà bán giảm hoàn trả không đáng có, chủ động hơn khi xử lý tranh chấp, vận hành ổn định và bền vững hơn. Nếu shop đang rà soát lại quy trình đóng gói, việc tham khảo các tiêu chí chuẩn và kinh nghiệm thực tế sẽ giúp tránh được nhiều rủi ro không cần thiết trong quá trình bán hàng online.
