Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh, vận hành kho trở thành một mắt xích quyết định đến chi phí, uy tín và khả năng mở rộng của nhà bán. Rủi ro trong khâu đóng gói ngày càng lớn khi số lượng đơn tăng, nhân sự nhiều ca, áp lực xử lý nhanh.

Thực tế cho thấy, các tranh chấp như thiếu hàng, tráo hàng, hàng hư hỏng hay đơn hoàn sai tình trạng xảy ra thường xuyên hơn. Khi đó, video đóng gói là một trong những bằng chứng quan trọng nhất để sàn thương mại điện tử xem xét xử lý. Tuy nhiên, nhiều nhà bán hiện nay vẫn còn làm theo cách thủ công, sử dụng camera truyền thống không gắn trực tiếp với mã vận đơn, khiến quá trình truy xuất video khi phát sinh khiếu nại trở nên mất thời gian và mệt mỏi. Hệ quả là khi có khiếu nại, shop mất rất nhiều thời gian để tìm video, thậm chí không tìm ra bằng chứng phù hợp. Không ít trường hợp buộc phải chấp nhận hoàn tiền hoặc chịu thiệt hại dù lỗi không đến từ phía người bán.

1. Thất thoát tài chính do khiếu nại sai lệch từ khách hàng

Khi khách hàng phản ánh thiếu hàng, hàng bị tráo hoặc sản phẩm hư hỏng, video đóng gói là căn cứ quan trọng để sàn thương mại điện tử đánh giá trách nhiệm. Nếu shop không có video, hoặc có nhưng không truy xuất được đúng đơn hàng, khả năng cao sẽ bị xử thua khiếu nại.

Trên thực tế, nhiều shop buộc phải chấp nhận hoàn tiền, chịu phí hoàn và mất hàng dù quy trình đóng gói được thực hiện đúng. Những khoản thiệt hại này ban đầu có thể nhỏ lẻ, nhưng khi cộng dồn theo thời gian sẽ trở thành chi phí vận hành đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp.

2. Khó khăn trong việc xác định trách nhiệm với đơn vị vận chuyển

Trong chuỗi vận hành thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển đóng vai trò trung gian quan trọng giữa nhà bán và khách hàng. Tuy nhiên, đây cũng là khâu dễ phát sinh rủi ro nhất. Các tình huống như thiếu hàng, móp méo, hư hỏng hay nghi ngờ bị tráo đổi trong quá trình giao nhận. Khi đó, câu hỏi lớn nhất đặt ra là: lỗi thuộc về nhà bán hay đơn vị vận chuyển?

Trong thực tế, việc xác định trách nhiệm giữa các bên không hề đơn giản, đặc biệt khi nhà bán không có đủ bằng chứng rõ ràng tại thời điểm bàn giao hàng hóa. Không có video đóng gói gắn trực tiếp với mã vận đơn đồng nghĩa với việc shop không thể chứng minh tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Khi phát sinh sự cố, quá trình làm việc với bên giao hàng trở nên thiếu căn cứ rõ ràng, dễ rơi vào tình trạng “đùn đẩy trách nhiệm”. Tranh chấp kéo dài, trách nhiệm không rõ ràng và phần thiệt thường nghiêng về phía người bán.

3. Giảm hiệu suất vận hành và khó truy xuất nguồn gốc

Việc quay video bằng camera truyền thống thường dẫn đến dữ liệu lưu trữ rời rạc theo ngày, theo thiết bị. Khi có khiếu nại, nhân sự kho hoặc CSKH mất rất nhiều thời gian để dò lại video đóng hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc.

Không chỉ tốn thời gian, quy trình này còn gây gián đoạn vận hành chung của kho, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm. Khi việc truy xuất thông tin không nhanh và chính xác, toàn bộ hệ thống vận hành trở nên kém linh hoạt và khó kiểm soát.

4. Rủi ro từ nội bộ kho và nhầm lẫn đơn hàng

Khi không có hệ thống ghi nhận đầy đủ quá trình đóng gói, shop rất khó xác định ai là người đóng đơn, đóng ở ca nào và tại thời điểm nào. Các lỗi như nhầm đơn, thiếu sản phẩm hoặc sai quy trình vì vậy cũng khó truy vết nguyên nhân.

Về lâu dài, điều này khiến việc quản lý kho phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và cảm tính, thay vì dữ liệu và bằng chứng cụ thể. Rủi ro nội bộ tăng lên, trong khi khả năng kiểm soát và cải thiện quy trình lại bị hạn chế.

5. Mất uy tín thương hiệu và lòng tin khách hàng

Khi khiếu nại không được xử lý nhanh chóng, thiếu bằng chứng rõ ràng hoặc liên tục phải chấp nhận hoàn tiền, hình ảnh của shop trong mắt khách hàng sẽ bị ảnh hưởng. Trải nghiệm mua sắm không trọn vẹn khiến khách hàng giảm niềm tin và ngần ngại quay lại trong những lần mua sau. 

Trong môi trường TMĐT cạnh tranh cao, uy tín thương hiệu cực kỳ quan trọng vì nó tạo dựng niềm tin, sự trung thành của khách hàng. Một hệ thống vận hành thiếu minh bạch và kiểm soát kém giống như để “lỗ hổng” trong hệ thống, sẽ khiến shop dần mất lợi thế.

Kết luận: Trong bối cảnh thương mại điện tử cạnh tranh ngày càng cao, việc kiểm soát rủi ro trong khâu đóng gói và vận chuyển không còn là vấn đề kỹ thuật đơn thuần mà là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của nhà bán. Để bảo vệ quyền lợi của nhà bán, hạn chế thất thoát tài chính và chủ động xác định trách nhiệm với đơn vị vận chuyển, cần sử dụng phần mềm quay video đóng gói hàng hóa. Một hệ thống quay – lưu trữ – truy xuất video gắn trực tiếp với mã vận đơn sẽ giúp nhà bán có bằng chứng rõ ràng khi phát sinh khiếu nại, chuẩn hóa quy trình vận hành và giảm thiểu rủi ro dài hạn. Đây không chỉ là giải pháp xử lý sự cố, mà còn là bước đi cần thiết để vận hành kho hiệu quả, minh bạch và bền vững hơn.

Xem thêm: Effitrack – Phần mềm quay video quy trình đóng hàng